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Microsoft-Änderung für „Unlicensed OneDrive Accounts“ – Das müssen Unternehmen wissen
Wichtige Änderung seit dem 27. Januar 2025
Am 27. Januar 2025 ist eine wichtige Neuerung für OneDrive-Benutzer*innen in Kraft getreten: OneDrive-Konten, die länger als 93 Tage nicht lizenziert sind, werden für Administrator*innen und Endbenutzer*innen nicht mehr zugänglich sein. Unternehmen sind gefordert, ihre Lizenzierungs- und Archivierungsstrategien anzupassen, um unerwartete Datenverluste oder Zugriffsprobleme zu vermeiden.
Was bedeutet „nicht lizenziert“?
Ein OneDrive-Konto gilt als „nicht lizenziert“, wenn:
- Ein*e Administrator*in die Lizenz entfernt hat.
- Der*die Benutzer*in aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) gelöscht wurde.
- Ein Abonnement abgelaufen ist oder sich die Lizenzvereinbarungen geändert haben.
In diesem Fall wird das Konto automatisch archiviert. Es bleibt in den Administrationswerkzeugen sichtbar, kann aber nicht ohne Weiteres genutzt werden.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Verliert ein OneDrive-Konto am 1. August 2025 seine Lizenz, ist es noch bis zum 1. Oktober 2025 verfügbar. Danach bleibt das Konto unzugänglich, bis entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
Was bedeutet „nicht mehr zugänglich“?
Nicht lizenzierte Konten werden automatisch archiviert, sodass deren Inhalte nicht verloren gehen. Der Zugriff darauf bleibt jedoch gesperrt, bis die Administrator*innen eine entsprechende Abrechnung im Microsoft 365 Admin Center aktivieren.
Wichtige Kostenpunkte:
- Die Speicherung eines nicht lizenzierten Kontos im Microsoft 365-Archiv kostet 0,05 USD pro GB und Monat.
- Die Wiederherstellung eines im Archiv gespeicherten Kontos kostet 0,60 USD pro GB.
Welche Auswirkungen hat das für Unternehmen?
Um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen oder Benutzer*innen unvorbereitet auf die neue Regelung treffen, ist es jetzt Zeit, aktiv zu werden.
Handlungsoptionen für Unternehmen:
1. Aktuelle unlizenzierte OneDrive-Konten überprüfen
Es ist wichtig, dass Organisationen über ein klares Lizenzmanagement verfügen. Besonders relevant ist dies für:
- Konten ehemaliger Mitarbeitender
- Inaktive Benutzerkonten
Tipp: Im SharePoint Admin Center unter „Berichte > OneDrive Accounts“ kann eine Liste aller unlizenzierten Konten abgerufen werden.
2. Archivierungsstrategie festlegen
OneDrive ist nicht als langfristige Archivierungslösung gedacht. Daher benötigen Unternehmen eine klare Strategie für den Umgang mit Daten in unlizenzierten OneDrive-Konten.
Empfohlene Maßnahmen:
- Falls noch keine Archivierungsrichtlinien existieren, sollten IT-Administrator*innen gemeinsam mit den Fachabteilungen festlegen, welche Daten wohin zu migrieren sind.
- Wichtige Dokumente und Dateien sind rechtzeitig auf lizenzierte OneDrive-Konten oder SharePoint-Websites zu übertragen.
- Falls eine langfristige Speicherung erforderlich ist, ist es sinnvoll, alternative Archivierungslösungen in Betracht zu ziehen.
3. Retention Policies und Compliance überprüfen
Insbesondere in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- oder Gesundheitswesen ist es wichtig, dass alle regulatorischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Empfohlene Maßnahmen:
- Prüfen, welche OneDrive-Konten durch Retention Policies oder Legal Hold geschützt sind.
- Sicherstellen, dass alle relevanten Compliance-Vorgaben eingehalten und Daten nicht versehentlich unzugänglich werden.
- Gegebenenfalls Anpassungen an bestehenden Richtlinien vornehmen, um die neuen OneDrive-Änderungen zu berücksichtigen.
4. Benachrichtigungen und Fristen im Blick behalten
Microsoft informiert Administrator*innen rechtzeitig über Lizenzverluste von OneDrive-Konten. Diese Benachrichtigungen sollten aktiv gesichtet und dokumentiert werden, um rechtzeitig reagieren zu können.
Fazit
Die neue Regelung zur Lizenzierung von OneDrive-Konten bringt für Unternehmen klare Anforderungen mit sich. Ein rechtzeitiges Prüfen und Anpassen der Lizenzierungsstrategie hilft, unnötige Kosten oder Datenverluste zu vermeiden. Administrator*innen müssen jetzt handeln, um sicherzustellen, dass alle relevanten Daten gesichert und alle betroffenen Benutzer*innen entsprechend informiert werden.
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