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Speicherplatz mit M365-Bordmitteln verwalten
SharePoint Online ist eine leistungsstarke Plattform, um in der Cloud zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Sie können Websites, Dokumentbibliotheken, Listen, Kalender, Foren, Wikis und vieles mehr erstellen bzw. verwalten. Aber all diese Inhalte benötigen Speicherplatz, der je nach Abonnement nicht immer uneingeschränkt zur Verfügung steht. Wenn Sie nicht aufpassen, stoßen Sie schnell an die Grenzen und verursachen zusätzliche Kosten.
Effektives Speichermanagement in SharePoint Online ist unerlässlich, um Unternehmensdaten optimal zu nutzen und zu verwalten. Wie aber optimieren Sie den Speicherplatzverbrauch in SharePoint Online? Wir zeigen Ihnen einige Tipps und Tricks , wie Sie Ihre Speichernutzung überwachen, analysieren und reduzieren können – und das alles mit M365-Bordmitteln. Außerdem stellen wir Ihnen einen neuen Service vor, der Sie bei der Archivierung und Sicherung Ihrer Inhalte unterstützt.
Zunächst ein Überblick über die wichtigsten Punkte, auf die wir eingehen:
- Aktuelle Speicherauslastung routinemäßig kontrollieren
- Aktuelle Speicherbelegung durch einzelne Sites auswerten
- Inaktive Seiten auffinden
- Site Quota für SPO-Sites setzen
- Versionierungseinstellungen aller vorhandenen Dokumentbibliotheken anpassen
- M365 Groups Expiration
- Retention Policies für bestimmte Inhalte einrichten
- M365-Archivierung
- Azure Files
Aktuelle Speicherauslastung routinemäßig kontrollieren
Behalten Sie im ersten Schritt stets die aktuelle Speicherauslastung im Auge, um den Speicherplatz in SharePoint Online zu optimieren. Sie verbrauchen zu viel Speicherplatz oder stellen fest, dass der Speicherverbrauch schnell ansteigt? Dann tauchen Sie jetzt tiefer in die Details ein und finden Sie heraus, welche Sites die meisten Ressourcen beanspruchen.
Aktuelle Speicherbelegung durch einzelne Sites auswerten
Der Active Site Report im SharePoint Admin Center listet alle Sites der Organisation auf und vergleicht sie anhand verschiedener Kriterien wie z. B. Besucherzahl, Dateianzahl, Speichernutzung und letzte Aktivität.
Wenn Sie wissen möchten, welche Sites am meisten Speicherplatz beanspruchen, sortieren Sie den Bericht nach „Storage used“. Überlegen Sie dann gemeinsam mit den betroffenen Site Owner, ob diese Sites gelöscht, archiviert oder aufgeräumt werden können.
„Last activity“ aller vorhandenen SPO-Sites auswerten
Auch die Aktivität der Sites ist ein Faktor, der den Speicherplatzverbrauch in SharePoint Online beeinflusst. Gibt es viele ungenutzte Sites? Sites, die seit Monaten oder sogar Jahren keine Aktivität mehr aufweisen? Sie alle belegen Speicherplatz, der für andere Zwecke verwendet werden könnte.
Filtern Sie den Active Site Report nach „Last activity“. Die Sites mit der längsten Inaktivität werden in absteigender Reihenfolge angezeigt. Zugleich sehen Sie, wann die letzte Aktivität auf jeder Site stattgefunden hat. Überlegen Sie, welche Sites Sie wirklich noch brauchen, welche archiviert oder gelöscht werden können. So können Sie Speicherplatz freigeben und die SharePoint Online-Umgebung übersichtlich halten.
Site Quota für neue, ggf. auch für bestehende SPO-Sites setzen
Site Quotas sind Limits, die Sie für jede Seite setzen können, um den maximalen Speicherverbrauch zu bestimmen. Sobald eine Site ihr Quota erreicht hat, kann sie keine neuen Inhalte mehr hinzufügen, bis das Quota erhöht oder Speicherplatz auf der Site freigeben wird.
Legen Sie Site Quotas beim Erstellen neuer Sites bzw. durch Bearbeiten vorhandener Sites im SharePoint Admin Center fest. Standardmäßig steht die Einstellung auf „automatisch“, was bedeutet, dass eine einzelne SharePoint Online Site bis zum technischen Limit von 25 TB wachsen kann.
Versionierungseinstellungen aller – auch vorhandener – Dokumentbibliotheken
Über die Versionierung ist es möglich, Änderungen an Dokumenten nachzuverfolgen und frühere Versionen wiederherzustellen. Damit wird die Integrität und Sicherheit vorhandener Dokumente gewährleistet.
Allerdings verbraucht die Versionierung viel Speicherplatz, wenn für jedes Dokument zahlreiche Versionen gespeichert werden. Passen Sie daher die Versionseinstellungen der Dokumentbibliotheken an und begrenzen Sie die Anzahl der zu speichernden Versionen. Entscheiden Sie, ob nur Hauptversionen oder auch Nebenversionen gespeichert werden sollen und ob ggf. ein Genehmigungsprozess für die Veröffentlichung von Versionen erforderlich ist.
Der Standardwert für die Anzahl der zu speichernden Hauptversionen ist 500, was bei vielen Dokumenten viel Speicherplatz bedeutet. Verringern Sie diesen Wert entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation, wenn Sie Speicherplatz sparen möchten. Die Möglichkeit, ältere Versionen wiederherzustellen, wird dabei allerdings eingeschränkt.
M365 Groups Expiration
M365 Groups sind Benutzergruppen, die gemeinsam an Projekten, Themen oder Interessen arbeiten. Sie können verschiedene Arten von Ressourcen verwenden, wie z. B. SharePoint Sites, Teams, Outlook, Planner etc. Die M365 Groups tragen dazu bei, die Zusammenarbeit und die Kommunikation in der Organisation zu verbessern. Werden Sie nicht mehr benötigt, wird allerdings wertvoller Speicherplatz verschwendet.
Nutzen Sie Funktion M365 Groups Expiration, um eine Ablaufzeit für vorhandene M365 Groups festzulegen. Sobald eine M365 Group ihre Ablaufzeit erreicht, wird sie automatisch gelöscht – es sei denn, sie wird vom Owner oder einem Mitglied verlängert. Das erleichtert die Verwaltung von M365 Groups, da ausschließlich die aktiven Gruppen beibehalten werden. Sie können M365 Groups Expiration auf alle oder ausgewählte Groups anwenden.
Retention Policies für bestimmte Inhalte einrichten
Retention Policies sind Regeln, die festlegen, wie lange bestimmte Inhalte aufbewahrt oder ob sie nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Neben der Speicherplatzoptimierung werden Retention Policies dazu verwendet, Inhalte je nach Anforderung einer Organisation zu schützen, archivieren oder entsorgen. Sie können für verschiedene Arten von Inhalten angewendet werden, wie z. B. SharePoint Sites, Dokumentbibliotheken, Listen, Ordner, Dateien etc.
Sie haben die Wahl, ob die Retention Policies für alle oder nur für bestimmte Inhalte gelten sollen. Die Inhalte können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern, wie z. B. Standort, Typ, Label etc. Zudem können Sie die Aufbewahrungszeit der Inhalte bestimmen und festlegen, was danach mit ihnen geschehen soll. Inhalte können gelöscht, archiviert oder unverändert beibehalten werden.
M365-Archivierung
Der Service M365 Archive ist eine moderne Lösung zur Optimierung des Speicherplatzes. Inhalte werden in einem separaten Archivspeicher (langfristig) gespeichert, der kostengünstiger und sicherer ist als der Standardspeicher. Die Inhalte können bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt werden.
Aktivieren Sie den Archivspeicher über das M365 Admin Center. Dort wählen Sie aus, wie viel Archivspeicher – Speicherpläne von 1 GB bis zu 10 TB sind möglich – hinzugefügt werden soll und ob Sie monatlich oder jährlich zahlen möchten.
Azure Files als Option, um Daten aus SharePoint Online auszulagern
Mit dem Service Azure Files können Sie Ihre Daten aus SharePoint Online auslagern. Nutzen Sie Azure Files, um Dateien in der Cloud zu speichern und über das SMB-Protokoll (Server Message Block) darauf zuzugreifen. Speichern Sie Dateien in einem sicheren und skalierbaren Speicher, der mit Ihrem lokalen Netzwerk verbunden ist. Zudem können Sie Ihre Dateien mit anderen Benutzer*innen oder Anwendungen teilen, die Azure Files unterstützen.
Um Azure Files nutzen zu können, müssen Sie zuerst ein Azure-Speicherkonto erstellen. Zum Kopieren Ihrer Dateien von SharePoint Online in Ihre Dateifreigabe können Sie verschiedene Methoden verwenden, z. B. AzCopy, PowerShell oder die Azure Storage Explorer-Anwendung.
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