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Microsoft Teams und Yammer – Wie einsetzen?
Microsoft Teams und Yammer
Vor einigen Wochen fügte Microsoft den Unternehmensplänen von Office 365 die Anwendung Microsoft Teams hinzu. Diese Applikation soll das Teamwork innerhalb eines Unternehmens verbessern. Lassen Sie uns dieses neue und vor allem mächtige Werkzeug einmal kurz vorstellen und auch aufzeigen, warum Teams KEINE Konkurrenz zu Yammer ist.
Was ist Teams?
Wer sich mit Office 365 schon einmal intensiver auseinandergesetzt hat, ist wahrscheinlihc auch über die Begrifflichkeit „Office 365 Groups“ gestolpert. Wird eine Group erstellt, greift diese auf die vielen verschiedenen Dienste von Office 365 zurück und erschafft ein kleines Universum an Möglichkeiten für die Zusammenarbeit für. Erstellt wird…
- ein E-Mail-Verteiler in Microsoft Exchange,
- eine zentrale SharePoint-Site zum Speichern und Bearbeiten von Dateien
- und ein digitales Notizbuch (OneNote) für das Erstellen von gemeinsamen Notizen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Jeder in dieser Gruppe hat auf alle relevanten Informationen jederzeit und von jedem Ort Zugriff. Ein weiteres Plus der Office-365-Group ist, dass man auch externen Personen außerhalb des Unternehmens Zugriff erteilen kann.
Microsoft Teams - die Weiterentwicklung der Office-365-Group
Microsoft Teams ist im Grunde genommen nichts anderes als eine solche „Office Group“, und doch um einiges mehr. Was als Erstes ins Auge fällt ist, dass alle diese Features in einer Applikation zusammen verfügbar gemacht werden. Dies sorgt für eine erhöhte Usability. Erstellt man ein sogenanntes „Team“ in dieser Anwendung, wird ebenfalls ein OneNote und eine SharePoint-Site für erstellt. Ebenfalls eingerichtet wird eine Gruppen-Instanz in Exchange. Doch dieser tritt ein wenig in den Hintergrund, denn im Rampenlicht steht ein anderes Tool in Teams. Der Persistant Chat feiert sein heiß ersehntes Revival. Somit hat die Flut an projekt- oder teambezogenen E-Mails in Outlook sein jähes Ende gefunden. Alle Unterhaltungen finden sich übersichtlich in dem Programm, in dem man eh arbeitet und seine Dateien und Notizen hat. Als kleines Schmankerl stehen in diesem Chat nicht nur Emojis zur Verfügung, sondern unendlich viele animierte GIFs von https://giphy.com. Denn Teamwork darf auch mal lustig sein.
Eine weitere Neuerung sind sogenannte „Sofortbesprechungen“. Startet man in einem Persistant Chat eine solche Sofortbesprechung, wird ein Skype-Call in Teams gestartet. Man kann dann einzelne oder alle Team-Mitglieder in diesen Call aufnehmen.
Derzeit ist es noch nicht möglich, externe Personen in Teams einzuladen. Es handelt sich also vorerst um ein rein firmeninternes Werkzeug, um Arbeitsgruppen, Teams oder Abteilungen miteinander zu verbinden.
Unterschiede zu Yammer
Jetzt mag der geneigte Leser einwenden: „Moment mal! Persistant Chat? Notizen? Dateien zentral ablegen? Das kenn‘ ich doch!“ Ja, auch in Yammer ist es möglich, Gruppen anzulegen und diese nur bestimmten Personen zugänglich zu machen. Auch Yammer gibt einem die Möglichkeit zu chatten, Dateien abzulegen und Notizen zu teilen. Warum, wenn man denn Yammer schon in seinem Unternehmen etabliert hat, sollte man dann Microsoft Teams verwenden?
Auch wenn Yammer diverse Features von Teams beinhaltet, sind die Unterschiede dennoch gravierend! Yammer ist ein nahezu geschlossenes System. Notizen und Dateien, die dort abgelegt werden, bleiben auch dort. Teams greift hingegen auf das „echte“ SharePoint und das „echte“ OneNote zurück und macht deren Informationen auch direkt in der jeweiligen Applikation zugänglich – sollte man mal keinen Zugriff auf die Teams-Anwendung haben.
Man erkennt sehr schnell, dass Yammer genau das ist, was es auch sein will: ein innerbetriebliches Social Network. Man kann Mitarbeitern folgen, ihre Beiträge liken und kommentieren und seine Kollegen für besondere Verdienste ehren. Eine Umfrage-Funktion ist ebenfalls eingebaut. Und so, wie man es von Facebook auch kennt, hat man unten rechts ein kleines Chatfenster, um mal eine kurze Unterhaltung zu führen. Mit Yammer ist es außerdem möglich, für einzelne Gruppen externe User einzuladen. Das macht sich gut, wenn man sich dazu entscheidet, Lieferanten, Geschäftspartner oder Kunden bis zu einem gewissen Grad an der Unternehmenskommunikation teilhaben zu lassen.
Wie nutze ich nun beide Anwendungen am besten?
Microsoft Teams und Yammer hebeln sich also nicht gegenseitig aus. Es gibt eine ganz klare, strategische Ausrichtung beider Tools.
Microsoft Teams
Wenn Sie Teams nutzen möchten, stellen Sie folgende Überlegung an: Gibt es in meinem Unternehmen kleinere Teams oder Abteilungen, die gemeinsam an ganz konkreten Projekten arbeiten? Solche, die vielleicht sogar räumlich getrennt arbeiten? Dann haben Sie damit die perfekte Lösung gefunden. Dadurch, dass Dokumente oder Notizen in SharePoint und OneNote liegen, können solche Teams parallel an ein und der derselben Sache arbeiten. Spontane Telefon- oder Videokonferenzen sind aus der Applikation heraus möglich. Und kurze Unterhaltungen im Chat können von allen Teammitgliedern auch nachträglich gelesen werden. So geht auf keinen Fall irgendeine Information verloren. Jeder ist auf einem aktuellen Stand.
Yammer
Finden Sie Yammer ebenfalls interessant? Dann ist es sinnvoll, über folgenden Fragen nachzudenken: Können wir die Unternehmenskommunikation noch verbessern? Möchten wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich untereinander auszutauschen und so für mehr Zusammenhalt sorgen? Es ist möglich, in Yammer Gruppen zu erstellen, die unterschiedliche Themenbereiche abdecken. Gibt es immer mal wieder Neuigkeiten aus der Personalabteilung? Dann erstellen Sie eine Gruppe „Personalabteilung“. Möchte das Management regelmäßig News teilen? Erstellen Sie eine Gruppe „Management“. Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt – sei es eine Gruppe für „Suche & Verkaufe“, oder einfach nur eine Gruppe, in der man die neuesten Witze austauscht.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern hiermit auch die Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ergibt sich für jemanden eine Frage von allgemeinem Interesse? Wenn sie in Yammer gestellt und beantwortet (sozusagen auf dem kurzen Dienstweg) wird, hat man eine Mehrheit seines Personals bereits auf diesem Weg informiert. Yammer ist großartiges Forum, um dicht an den Mitarbeitern zu bleiben und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
Wichtig hierbei ist, dass es jemandem in Ihrem Unternehmen gibt, der ein Auge auf die generierten Inhalte hat. Wer Yammer als Kommunikationsplattform implementiert, der sollte unbedingt Nutzungsrichtlinien definieren und diese auch nachhalten. Nichts ist schlimmer, wenn solche Mitarbeiter-Benefits am Ende zu Frust und Ärger führen.
Fazit
Die strategische Ausrichtung von Microsoft Teams und Yammer ist hoffentlich deutlich geworden: Ersteres fokussiert sich auf kleinere Arbeitsgruppen oder Abteilungen, die gemeinsam an einem oder mehreren Projekten arbeiten. Es ist vollends auf Produktivität ausgerichtet. Zweiteres, also Yammer, dient in erster Linie als soziales Netzwerk innerhalb einer Firma und verbessert und vereinfacht die Unternehmenskommunikation. Yammer und Teams sind in allen Business- und Enterprise-Plänen enthalten.