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Wie Microsoft 365 Copilot Ihre Arbeitsweise verändern wird
“Today marks the next major step in the evolution of how we interact with computing, which will fundamentally change the way we work and unlock a new wave of productivity growth.”
(Satya Nadella, 2023, Microsoft)
Mit diesen Worten läutet Satya das Fiskaljahr 2024 bei Microsoft ein und macht klar, wohin der Fokus geht: „Künstliche Intelligenz“ bzw. „Generative AI“. Bereits 2019 investierte Microsoft über 1 Milliarde Dollar in das Unternehmen OpenAI und sicherte sich damit die Rechte, mächtige Werkzeuge wie ChatGPT und DALL-E in die eigenen Programme einzubauen und zu vermarkten. Im März 2023 dann die große Ankündigung: Microsoft Copilot wird kommen – mithilfe von künstlicher Intelligenz soll die Arbeitsweise optimiert und somit die Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert werden.
Microsoft 365 Copilot
Viele sprechen seither von DEM Copiloten. Doch tatsächlich unterscheidet Microsoft (aktuell) 6 verschiedene Copiloten, wie die Grafik zeigt.
Wir gehen hier auf den Microsoft 365 (M365) Copilot ein. Er ist einer der populärsten und für viele Unternehmen wohl auch der spannendste Copilot dieser Gruppe. Was können wir Stand heute von ihm erwarten und welche beispielhaften Use Cases lassen sich damit abbilden?
Microsoft Teams
Seit der Corona-Pandemie sind Online-Meetings nicht mehr wegzudenken. Microsoft Teams ist eines der ersten Programme, das viele von uns morgens starten, und eines der letzten, das wir zum Feierabend schließen. Dazwischen reiht sich ein Meeting an das nächste. Je nach Position kommt es auch nicht selten vor, dass Meetings parallel stattfinden. In der Vergangenheit hatten Sie die Qual der Wahl, welches Meeting Sie höher priorisieren. Doch was, wenn alle gleich wichtig sind und Sie die jeweiligen Infos unbedingt benötigen?
Kein Problem mit dem M365 Copilot: Sollten Sie später in ein Meeting kommen, erhalten Sie mit Prompts wie z. B. „Fasse mir den aktuellen Stand des Meetings zusammen“ ein Resümee des bisher Besprochenen. Mit „Welche Aufgaben und nächsten Schritte wurden definiert?“ können Sie sich zum Ende des Meetings Entsprechendes anzeigen lassen. Durch präzise Zusammenfassungen wird es in Zukunft nicht mehr nötig sein, sich jede Meetingaufzeichnung komplett anzusehen bzw. bei jedem Termin persönlich anwesend zu sein.
Microsoft Word
Alle, die schon einmal ein Konzept oder einen längeren Bericht schreiben mussten, kennen wahrscheinlich das folgende Problem: Sie starren viele Minuten auf einen weißen Bildschirm und wissen einfach nicht, wie Sie starten sollen. Vor allem die Gliederung und der Beginn eines längeren Textes kostet die meiste Zeit.
Hier unterstützt künstliche Intelligenz: Mit Hilfe einer kurzen Beschreibung zum Thema (je präziser, desto besser) schlägt Ihnen Copilot einen Beispieltext bzw. eine Beispielgliederung vor, die Sie als Orientierung oder kreative Stütze nutzen können. Sie können aber auch bereits vorhandene Unternehmensdokumente einfügen und mit deren Inhalten arbeiten. Zum Beispiel können Sie sich eine Zusammenfassung eines 20-seitigen Berichts geben lassen oder einen halbfertigen Bericht mit den schon vorgegebenen Inhalten weiterschreiben lassen.
Microsoft Excel
Wussten Sie, dass Excel über 500 Funktionen hat? Die meisten User*innen nutzen wahrscheinlich nur einen Bruchteil dieser Funktionen. Das hat auch Microsoft erkannt und angegeben, dass mit Hilfe von Copilot alle User*innen in der Lage sein werden, das volle Potenzial von Excel auszuschöpfen. So lassen sich mit kurzer Texteingabe riesige unformatierte Berichte (z. B. CSV–Format) in wenigen Sekunden in ein Liniendiagramm exportieren. Keine Lust, ellenlange Quartalsberichte auszuwerten? Kein Problem, lassen Sie sie einfach durch Copilot analysieren und dazu noch die wichtigsten Trends auswerten.
Microsoft PowerPoint
Ähnlich wie bei Word–Dokumenten fehlt gerne einmal der kreative Inhalt, um mit einer PowerPoint-Präsentation zu starten. Das Thema steht, jedoch fehlt es im stressigen Alltag oft an der nötigen Zeit bzw. Muße, den Inhalt kreativ und ansprechend aufzuarbeiten. Mit Inputs, wie Prompts zum gewünschten Thema oder Einfügen bereits vorhandener Dokumente, versucht Copilot mit GPT und Dall-E eine ansprechende und interessante Präsentation zu basteln. Im optimalen Fall müssen nur noch ein paar persönliche Feinheiten ergänzt werden und schon ist die Präsentation fertig.
Microsoft Outlook
Wer bereits Bing Chat getestet hat, kennt sicherlich die absolute Stärke von GPT und Co.: Texte generieren und/oder zusammenfassen.
Kennen Sie das? Nach einem zweiwöchigen Sommerurlaub öffnen Sie am Montagmorgen Outlook und die Entspannung ist direkt dahin: Im Eingang befinden sich mehrere hundert E-Mails, die erstmal sortiert und anschließend beantwortet werden möchten. Wie gut, dass die KI auch hier helfen kann. Copilot durchsucht die offenen E-Mails und fasst die wichtigsten Ereignisse, Aktionen und Aufgaben kompakt zusammen. Bleibt noch die eine oder andere unangenehme E-Mail übrig, bei der Ihnen die richtige Antwort fehlt? Lassen Sie sich ganz einfach von der KI inspirieren und unterstützen. 😊
Microsoft Loop
Die relativ neue Loop App ermöglicht eine Echtzeit-Kollaboration über viele Programme hinweg. Ob in Word, Chat, Outlook oder Whiteboard – die gesammelten Informationen aktualisieren sich über die Programme hinweg und vermeiden doppelte oder veraltete Datensätze.
Wenn die Loop App für Projektkoordination oder Eventplanungen genutzt wird, kann es nach längerer Abwesenheit hilfreich sein, sich schnell eine Zusammenfassung der Änderungen generieren zu lassen. Copilot wird künftig direkt in der Loop App inkludiert werden und kann somit direkt auf die Inhalte zugreifen und mit diesen interagieren.
Power Platform
Mal schnell einen eigenen Workflow oder eine kleine App entwickeln? Obwohl die Power Platform für ihre Low-Code–Sprache bekannt ist, braucht es trotzdem ein gewisses Grundwissen, um eine einfache Applikation ohne Probleme zu erstellen. Per Texteingabe bzw. Prompt lassen sich also zukünftig z. B. einfache Workflows bauen oder erweitern. Der ausgegebene Workflow kann anschließend jederzeit durch zusätzliche Eingaben verfeinert werden.
Microsoft SharePoint
Schon die perfekte Idee für eine SharePoint–Seite im Kopf? Aber Sie haben nicht das Wissen, dies umzusetzen? Nach Beschreibung des Zielbildes in Copilot fängt dieser direkt an, die entsprechende Seite zu erstellen. Anschließend lässt sich per Konversation die Darstellung anpassen bzw. erweitern – ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen.
Microsoft Viva
Viva ist ein immer weiterwachsender Strauß aus verschiedenen Applikationen, die jeweils besondere Aufgabengebiete erfüllen. So unterschiedlich die Use Cases der einzelnen Viva Apps sind, so unterscheiden sich auch die entsprechenden Copilot Use Cases.
In Viva Goals lassen sich beispielsweise nach Einfügen eines Business Plans die OKRs (Objectives & Key Results) direkt mit einem einfachen Prompt erstellen.
Wenn Sie in Viva Engage etwas posten möchten, können Sie sich mit Hilfe von Copilot den Text generieren lassen und mit einem Verweis auf ein bestehendes Dokument den Textinhalt noch präzisieren.
Zusammenfassung
M365 Copilot befindet sich derzeit für ca. 600 Unternehmen in einem Early Access Program. Ein Global Access wird für November/Dezember dieses Jahres erwartet, wurde jedoch noch nicht offiziell verkündet. Die Lizenzkosten werden sich bei 30 $ per User*in und Monat bewegen.
Der Einsatz von Generative AI im Arbeitsalltag bietet enormes Potenzial, Arbeitsabläufe zu optimieren und somit Zeit zu schaffen, sich auf das kreative und innovative Potenzial der eigenen Mitarbeitenden zu konzentrieren.
Der richtige Umgang mit Microsoft Copilot in Bezug auf die richtigen Use Cases und Prompts wird ein wichtiger Part bei der Nutzung sein. Ein sauberes User-Adoption-Projekt ist hier also unabdingbar.