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5 Tipps für eine erfolgreiche Lotus Notes Migration
So wird Ihre Lotus Notes Migration zum Erfolg
Es gibt viele gute Gründe von Lotus Notes zu Microsoft 365 und Exchange zu migrieren. Die am häufigsten genannten sind:
- Sie suchen für Ihr Unternehmen eine zukunftssichere Lösung mit einer klaren und langfristigen Produktstrategie.
- Sie möchten ein umfassendes Portfolio an Drittanbieterprodukten und -Services für Ihre Messaging-Lösung zur Auswahl haben.
- Sie und Ihre Kollegen erwarten eine gute Performance.
Durch eine Lotus Notes Migration zu Microsoft Exchange (On-Premises oder in Microsoft 365) profitieren Sie von den Messaging-Lösungen der Microsoftwelt und können eine nahtlose Integration in andere Microsoft-Systeme realisieren. Für eine erfolgreiche Migration müssen Sie allerdings auch einiges beachten. In unserem Blogbeitrag haben wir für Sie die fünf wichtigsten Tipps zusammengestellt.
Wählen Sie die passende Rollout-Strategie für Ihr Unternehmen
Grundsätzlich gibt es zwei Strategien: einen Big Bang oder einen zeitlich gestreckten Rollout. Jedes Unternehmen muss selber prüfen, welche Strategie die passende ist. Oder sich durch einen erfahrenen Partner beraten lassen.
Unter einem „Big Bang“ versteht man einen Rollout, bei dem die ganze Firma zu einem bestimmten Zeitpunkt zum neuen System wechselt z. B. während eines Wochenendes. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass alle Nutzer ab dem gleichen Zeitpunkt das neue System nutzen und alle Nutzer zur gleichen Zeit informiert und geschult werden können. Es kann auch nicht zu Kompatibilitätsproblemen zwischen dem neuen und alten System kommen. Grundsätzlich hat eine Big-Bang-Migration Charme, weil so der Zeitraum des „erweiterten Supports“ nach der Migration nur für einen definierten Zeitraum notwendig ist. Aber oftmals ist diese aus Gründen der Bandbreite oder Unternehmensstruktur nicht möglich. Ein Unternehmen sollte beispielsweise prüfen, ob es genügend Ressourcen hat, um (internationale) Niederlassungen und Tochterunternehmen zeitgleich umzustellen, zu schulen und zu supporten. Ein anderer entscheidender Faktor ist demnach auch, ob der Helpdesk genügend Personal hat, um alle Nutzeranfragen nach einer Migration zu beantworten.
Die zweite mögliche Strategie ist ein zeitlich gestreckter Rollout. In der Praxis setzen die meisten Unternehmen auf diese Vorgehensweise. In diesem Szenario wird Standort für Standort bzw. Abteilung für Abteilung mit dem neuen System ausgestattet. Die Vorteile dieser Variante sind, dass das Unternehmensnetzwerk nicht mit großen Datenvolumen belastet wird, Sie Fehlerquellen bei den ersten Migrationen erkennen und ab dann vermeiden können und die Kapazitäten Ihrer der IT-Abteilung besser aufteilen können. Ein Nachteil dieser Methode ist, dass es zu Kompatibilitätsproblemen kommen kann, wenn innerhalb einer Firma zwei unterschiedliche Systeme verwendet werden. Beispiele hierfür sind z. B. die Umsetzung von Vertreterszenarien oder Free/Busy-Anzeigen.
Koexistenz richtig organisieren
Bei einer zeitlich gestreckten Migration kommt es zu einer Koexistenz des alten und neuen Systems. Es gibt zwei Methoden, um eine Koexistenz zwischen Lotus Notes und Exchange zu bewerkstelligen: SMTP und Rich Koexistenz.
Die einfachere Methode ist es, eine Koexistenz per SMTP einzurichten. Hierzu implementieren Sie ein Mailrouting an die Adresse @notes.ihre-top-level-domain bzw. @exchange.ihre-top-level-domain. Der Nachteil dieser Variante ist, dass bestimmte Funktionen nicht genutzt werden können. Zu diesen gehören beispielsweise Free/Busy-Anzeigen oder die Verschlüsselung von Nachrichten mit Notes-Verschlüsselung.
Benötigen Sie diese Funktionen während der Migration, sollten Sie sich für eine Rich Koexistenz entscheiden. Sinnvoll ist diese Variante, wenn die Migration lange Zeit dauern wird. Oder es handelt sich um eine sehr große Organisation, in der diese Informationen nicht verloren gehen dürfen. Bei der Umsetzung einer Rich Koexistenz unterstützt Sie beispielsweise das Tool CMTc von BinaryTree. Es ermöglicht Ihnen zudem Lotus-Notes-Workflows nach der Migration zu Exchange weiterhin zu nutzen.
Verzeichnisabgleich einrichten
Wenn Sie Exchange und Lotus Notes für einige Zeit parallel nutzen, haben Ihre Nutzer, je nachdem ob sie schon migriert wurden oder nicht, unterschiedliche E-Mail-Adressen für die Mailweiterleitung – also max.mustermann@notes.firma.de bzw. max.mustermann@exchange.firma.de. Von Nutzern zu erwarten, dass diese sich die Routingadressen merken würden, ist unrealistisch. Es würde zu Fehlern und Frust kommen. Wenn Sie eine über Koexistenz SMTP aufgesetzt haben, können Sie ein Script erstellen, so dass sich die Nutzer keine Gedanken über die aktuelle E-Mail-Adresse der Kollegen machen müssen, sondern einfach wie gewohnt arbeiten können. Alternativ kann Sie auch hier ein Koexistenztool unterstützen.
Daten filtern
Vor der Lotus Notes Migration sollten Sie sich überlegen, welche Daten migriert werden müssen. Die Menge an migrierten Daten hat direkte Auswirkungen auf die Dauer der Migration. Planen Sie daher realistisch mit Hinblick auf den Datendurchsatz (welcher sich realistisch nur mit einem Proof of Conecpt ermitteln lässt, da jede Umgebung unterschiedlich ist). Zudem sollten Sie bedenken, dass Sie ausreichenden Speicher im alten und neuen System vorhalten müssen. Darüber hinaus sollten Sie natürlich rechtliche Speicherpflichten und Compliance-Vorgaben berücksichtigen. Mit professionellen Migrationstools können Sie granular festlegen, welche Daten wann und wie migriert werden sollen und dadurch sicherstellen, dass keine Dubletten entstehen.
In der Praxis hat es sich bewährt, eine Lotus Notes Migration in drei Wellen zu planen. Ziel ist es, die Produktivität der Nutzer möglichst wenig einzuschränken. In der ersten Welle sollten Sie die Kalender, Kontakte und aktuelle E-Mails migrieren. In der zweiten Welle die produktiven Postfächer der Nutzer. In der dritten Welle die Archiv-Postfächer der Nutzer. Hierbei kann die dritte Welle zeitlich verzögert erfolgen. Viele Kunden legen auch die Wellen 1 und 2 zusammen.
Anwender informieren
Die interne Kommunikation mit den Anwendern ist bei einer Lotus Notes Migration ein Punkt, der häufig unterschätzt wird. Wird diese rechtzeitig angegangen und transparent geführt, lässt sich sowohl bei der IT-Abteilung als auch bei den Anwendern viel unnötiger Kummer vermeiden. Denn wenn die Anwender verstehen, warum ein neues System eingeführt wird und welche Vorteile sich in ihrer täglichen Arbeit ergeben, sind sie eher bereit, die Veränderung mitzutragen.
Ein wichtiger Aspekt der Kommunikationsarbeit – wenn nicht sogar der Wichtigste – sind Schulungen. Erklären Sie den Anwendern rechtzeitig, wo sie die vertrauten Funktionen finden. Darüber hinaus die Bereitstellung von Kurzeinführungen, FAQ oder HowTos z. B. im Intranet hilfreich.
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