Managed 365 in der Cloud als Schlüssel zur IT-Unabhängigkeit
Dienstleister trifft strategische Entscheidung für den Schritt von On-Premises-Systemen in die Microsoft Cloud
Weltweit tätiger Getränkedienstleister geht mit Microsoft 365 in die Cloud
Mit der Migration der E-Mail-Postfächer zu Exchange Online will ein Getränkedienstleister den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung und modernes Arbeiten unternehmen. Durch die neue Cloud-Lösung kann das Unternehmen nun von digitalen Innovationen profitieren.
Die besonderen Herausforderungen sind vor allem die gewachsenen IT-Strukturen und die große Menge an Daten auf einer Vielzahl von Servern.
Skaylink unterstützt das Unternehmen bei dem Umzug in die Cloud und dem Betrieb des Cloud-Setups.
Die User*innen können ihre Mails nun jederzeit und von jedem Ort aus mit vertrauenswürdigen Geräten abrufen. Gleichzeitig steht ihnen quasi unbegrenzter Speicherplatz für die Archivierung zur Verfügung. Zudem wurde der Administrationsaufwand der internen IT deutlich reduziert sowie der Grundstein für weitere Cloud-Technologien gelegt.
Der Schritt in die Cloud für mehr Innovation und Geschwindigkeit
Millionen von Glasflaschen, Dosen und PET-Behältern durchlaufen jeden Tag die Anlagen eines bayrischen Dienstleisters. Als Systemlieferant stattet das Unternehmen Brauereien, Getränkeabfüller und Lebensmittelproduzenten auf der ganzen Welt aus. Die Zahl der Mitarbeitenden sowie die Umsätze steigen stetig – und damit auch der Digitalisierungsgrad des Unternehmens.
Am konkreten Fall von Exchange Online soll eine strategische Analyse die Frage beantworten, welches Szenario mit Microsoft 365 die IT am zukunftssichersten aufstellen kann. Dabei wurden die Optionen On-Premises, Hybrid und Full Cloud hinsichtlich technischer Eignung, Zukunftssicherheit und Betriebs- sowie Implementierungsaufwände bewertet. Letztlich entschied sich das Unternehmen konsequent für eine Cloud-Lösung.
Heute kommunizieren alle Mitarbeitenden weltweit über die Microsoft 365 Cloud-Plattform mit den Kernanwendungen Exchange Online und Teams. Die Basis, um künftig mit den Möglichkeiten der Cloud auch neue Produkte und Services zu entwickeln.
Die Anforderungsliste war lang: Es galt, Implementierungs- und Betriebsaufwände zu minimieren. Gleichzeitig sollten die Prozesse in den Fachbereichen bestmöglich unterstützen und den Kolleg*innen die passenden Tools und Funktionalitäten zur Verfügung gestellt werden.
Skaylink entwickelte gemeinsam mit dem Unternehmen eine Entscheidungsmatrix, anhand derer die Entscheidung für die Cloud fiel. Die Migration der Mail-Postfächer wurde zum Grundstein für weitere Schnittstellen und Clooud-Services aus dem Microsoft 365-Portfolio. Den Anfang machten im Rahmen eines Pilotprojektes 200 Nutzer*innen, deren Accounts erfolgreich zu Exchange Online umzogen. Danach folgten alle 20.000 Postfächer des bayrischen Technologiekonzerns und Service-Dienstleisters der Getränke- und Liquid-Food-Industrie und der internationalen Tochterfirmen.
Die Mitarbeitenden können nun jederzeit und von überall aus auf ihre Nachrichten zugreifen. Eine VPN-Verbindung in die Zentrale ist nicht erforderlich, eine Internetverbindung reicht aus. Single Sign-On macht den Wechsel zwischen verschiedenen Services nun denkbar einfach und E-Mail-Archive haben kein Limit mehr.
Skaylink hat die IT-Abteilung dabei unterstützt, IT-Prozesse und teamübergreifende Abstimmungen neu aufzusetzen, um den Anforderungen der Änderungsgeschwindigkeit durch die Cloud und der Fachabteilungen im laufenden IT-Betrieb gerecht zu werden.
Dazu setzte Skaylink für das Projektmanagement auf einen agilen Scrum-Ban-Ansatz. Durch ein Microsoft Planner-Board und Standup-Meetings wurde der Projektfortschritt sichergestellt. Eine übergreifende Timeline ermöglichte dem IT-Management dabei immer einen gesamtheitlichen Blick auf die Fortschritte.
Das Projekt umfasste drei Teile: Strategiebetrachtung, ein Pilotprojekt und die produktive Migration. Dabei war die Migration der 20.000 E-Mail-Accounts von den On-Premises-Servern in Microsoft Exchange Online ein wichtiger Grundstein für Folgeprojekte.
Die Richtigkeit der Entscheidung für eine Managed-Microsoft 365-Lösung zeigte sich, als zu Beginn der Corona-Pandemie im März 2020 ein großer Teil der Belegschaft des Getränkedienstleisters ins Homeoffice geschickt wurde.
Umgesetzte Lösungen
Microsoft 365: Die Cloud-Plattform wird für die Kommunikation über Exchange Online und Teams genutzt.
Exchange Online: Die E-Mail-Postfächer wurden auf Exchange Online migriert, so dass die Mitarbeitenden ihre E-Mails jederzeit und überall abrufen können.
Teams: Die Cloud-basierte Kollaborationsplattform Teams wird für die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden weltweit eingesetzt.
