Cloud Advisory Workshop für ein Medienunternehmen
Ein gemeinsames Verständnis der Cloud schaffen: Ein umfassender Workshop zu Beginn der Cloud Journey unterstützt Stakeholder aller Ebenen und Rollen und fördert so eine optimale, einheitliche Kommunikation für zukünftige Planungen.
Die Herausforderung
Der Kunde ist eines der größten und ältesten deutschen Medienunternehmen mit Sitz in Köln. Die Gruppe beschäftigt knapp 4000 Mitarbeitende.
Unterschiedliche Perspektiven und Schwerpunkte wie z.B. Technik, Regulierung, Betrieb oder Betriebsrat führen naturgemäß zu unterschiedlichen Herangehensweisen an das Thema Cloud. Entsprechend vielschichtig mussten die Inhalte für den Workshop und die Zielgruppen erarbeitet werden.
Aufgrund der unterschiedlichen Wissensstände der Projektbeteiligten sowie deren individuellen Anforderungen und Sichtweisen ist ein standardisiertes Schulungsangebot nicht zielführend. Die Herausforderung bestand darin, alle Bedürfnisse und Sichtweisen ohne Konflikte in einen intensiven Workshop zu integrieren.
Der starke Wunsch nach einer Fokussierung auf Best Practices und Erfahrungsaustausch wurde bei der Konzeption des maßgeschneiderten Workshops besonders berücksichtigt.
Lösungsvorschlag
Basierend auf den Interessen des Kunden wurde ein individuelles Schulungsangebot definiert und in das Cloud Baselining integriert. Die verschiedenen Beteiligten wurden zunächst auf den gleichen Wissensstand gebracht. Während des Workshops erhielten sie jeweils die für sie relevanten Informationen und Best Practices. Ein großes Ziel war es, mit Hilfe des Workshops alle involvierten Gruppen gut einzubinden und eine gemeinsame Basis für weitere Workshops zu schaffen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftraggebers erhielten so die Möglichkeit, auch eigene Ideen zu entwickeln.
Umfangreiches Material wurde so aufbereitet und strukturiert, dass die verschiedenen Rollen passgenau „ihre“ Informationen erhielten und eigene Erkenntnisse gewinnen konnten. Die jeweils anderen Rollen wurden währenddessen auf einer anderen Ebene eingebunden. Auf diese Weise lernten die Teilnehmenden die Herausforderungen der anderen kennen. Darüber hinaus konnten die Teilnehmenden auf dem Weg zu ihren eigenen Zielen eine Verbindung zu den Zielen der anderen Beteiligten herstellen.
Ein Workshoptag, der sehr intensiv war. Das Commitment der Teilnehmenden ist hier sehr wertschätzend! Die hohe Erwartungshaltung des Kunden und der unterschiedlichen Rollen konnte erfüllt werden. So wurde eine solide Basis für die weiteren Herausforderungen, aber auch Potenziale auf dem Weg in die Cloud geschaffen.
Erfolge
Durch die intensive Zusammenarbeit während des Workshops konnten einerseits die unterschiedlichen Wissensstände aller Teilnehmenden in Einklang gebracht werden. Andererseits konnte durch die vorgestellten Best Practices und die Hinweise des Moderators weiteres Wissen vermittelt werden.
Basierend auf den Ergebnissen des Workshops wurde eine strategische Vorgehensweise für zukünftige Projekte ermöglicht.
Die positiven Erfahrungen des Termins führten dazu, dass der Auftraggeber direkt einen zweiten Workshoptag buchte, in den weitere Stakeholder eingebunden wurden. Die beiden Workshoptage mit einem sehr breiten Wissens- und Informationstransfer bildeten die Grundlage für weitere Handlungsschritte.
Die Teilnehmenden entwickelten im Laufe des Workshops ein Verständnis für die gegenseitigen Rollen und Verantwortlichkeiten. Grundlage für den gegenseitigen Respekt war, dass gemeinsam eine Zielrichtung entwickelt wurde. Potenzielle Irrwege wurden benannt und durch die offene Diskussion gemeinsam klar als solche erkannt und verstanden. Dazu trug insbesondere bei, dass der Workshop im Kontext eines Cloud Baselinings durchgeführt wurde.
Lessons Learned
Häufig werden Workshops individuell für bestimmte Rollen konzipiert, um diese in ein Projekt einzubinden. Es war sehr spannend, einen übergreifenden Austausch und ein Teamgefühl zu schaffen. Dazu trugen vor allem die offenen Dialoge und das erarbeitete Verständnis für die Interessen der Teilnehmenden bei.
Durch dieses Workshop-Format ist es gelungen, die Teilnehmenden auf einen einheitlichen Wissensstand zum Thema Public Cloud zu bringen und alle Stakeholder gemeinsam auf die nächsten Schritte vorzubereiten.
Umgesetzte Erfolge
- Maßgeschneiderter Workshop: Die Inhalte wurden an die unterschiedlichen Perspektiven der Teilnehmenden angepasst.
- Einheitlicher Wissensstand: Alle Teilnehmenden erhielten gezielt die für sie relevanten Informationen und Best Practices.
- Perspektivwechsel und Teamverständnis: Die Zusammenarbeit förderte das Verständnis für die unterschiedlichen Rollen und Ziele.
- Strategische Basis für die Zukunft: Der Workshop diente als Grundlage für weitere Cloud-Projekte.
- Gemeinsame Zielentwicklung: Offene Diskussionen förderten eine klare, gemeinsame Richtung für die Cloud Transformation.