Blog
So migrieren Sie richtig: Erfolgreiche M365-Migration für mehr Effizienz und Sicherheit
Ein nicht mehr zeitgemäßes Dateispeichersystem beeinträchtigte die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden eines Unternehmens erheblich und brachte große Herausforderungen mit sich. Das mühsame Auffinden sowie Teilen von Dokumenten machte alltägliche Arbeitsabläufe unnötig kompliziert. Das Unternehmen sah die Lösung in einer Migration zu einem M365-Tenant mit integriertem SharePoint Online, OneDrive for Business und Teams.
Was als einfache Datenmigration einer Dateifreigabe begann, entwickelte sich schnell zu einer umfassenden Umgestaltung, als das Unternehmen die vielfältigen Möglichkeiten der neuen KI-Ära für sich entdeckte. Zunächst lag der Fokus ausschließlich auf der Datenübertragung, allerdings wurde dem Unternehmen schnell klar, dass es noch viel mehr zu berücksichtigen gab. Diese unerwartete Entwicklung rückte die Informationsarchitektur und Datensicherheit in den Mittelpunkt, richtete den Unternehmensansatz neu aus und eröffnete neue Chancen für Effizienz und Innovation.
In Zusammenarbeit mit einem Partnerunternehmen und nach einer umfassenden Bewertung des bestehenden Systems entwickelte das Unternehmen ein neues Intranet, das Ordnung und Struktur in die zuvor chaotische Umgebung brachte. Um die Compliance & Consistency-Kultur zu fördern, wurden neue Governance-Regeln eingeführt und die Mitarbeitenden entsprechend geschult.
Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung wurden zum Schutz sensibler Daten implementiert. Darüber hinaus erleichterte die Integration künstlicher Intelligenz die automatisierte Dateiorganisation und -kennzeichnung. Die Mitarbeitenden können Dokumente jetzt schnell über Abfragen in natürlicher Sprache finden.
Mit dem „So migrieren Sie richtig“-Ansatz ist es gelungen, die Transformation erfolgreich abzuschließen. Die Kombination einer reibungslosen Migration mit KI hat zu bemerkenswerten Ergebnissen geführt: Die Produktivität ist sprunghaft angestiegen, da die Mitarbeitenden weniger Zeit zum Auffinden von Dokumenten benötigen. Die neue Dateistruktur hat die Teamarbeit verbessert und die zuverlässigen Sicherheitsmaßnahmen das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert. Die Einhaltung der neuen Datenmanagementvorschriften haben rechtliche und regulatorische Risiken auf ein Minimum reduziert, während die Mitarbeiterzufriedenheit dank der höheren Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des neuen Systems gestiegen ist.
Der Plan – wie gehen wir vor?
Wer ein neues Projekt startet, sollte zukünftige Anforderungen gleich von Anfang an im Blick haben und den passenden Ansatz wählen. Nur so werden langfristige Anpassungsfähigkeit und Nachhaltigkeit gewährleistet. Unter Berücksichtigung dieser Faktoren wurde in den Gesprächen über den Plan deutlich, dass die Migration des Dateiservers weit mehr erfordert als einfaches Kopieren der Daten von A nach B. Erschwert wurde der Prozess insbesondere durch die fehlende Standorttopologie und das langfristige Ziel der KI-Implementierung.
Wir einigten uns auf folgenden 5-Schritte-Plan:
Schlüsselelemente
Darüber hinaus enthielt der Plan folgende Schlüsselelemente:
- Langfristige Vision: Legen Sie eine eindeutige langfristige Vision für das Projekt fest, die als Leitfaden für Entscheidungen dient und das Team auf gemeinsame Ziele einschwört.
- Skalierbarkeit: Gestalten Sie das Projekt skalierbar, sodass Systeme und Prozesse bei einer Erweiterung mitwachsen und sich weiterentwickeln können.
- Flexibilität: Schaffen Sie Flexibilität, indem Sie auf modulares Design und agile Methoden setzen, die Anpassungen ohne große Unterbrechungen ermöglichen..
- Stakeholder-Einbeziehung: Binden Sie die Stakeholder frühzeitig und kontinuierlich ein, da ihr Input und Feedback von unschätzbarem Wert für die Ausrichtung des Projekts sind und sicherstellen, dass ihre Anforderungen erfüllt werden.
- Kontinuierliche Verbesserung: Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem Sie Prozesse regelmäßig überprüfen und optimieren, um Effizienz und Wirksamkeit zu steigern.
Nach Festlegung der Projektphasen und Arbeitspakete begann die eigentliche Arbeit entsprechend der obigen schematischen Darstellung.
1. Schritt: Kennen Sie Ihre Daten
Im ersten Schritt wurden die Daten auf den Dateiservern anhand der Organisationsstruktur erfasst, indem Abteilungen den SharePoint-Sites als Migrationsziele zugewiesen wurden. Projektbezogene Daten wurden auf Teams-Sites abgebildet, während persönliche Daten den OneDrive for Business-Sites zugeordnet wurden.
Anschließend wurden die Daten analysiert und einer Kategorie zugeordnet:
- Heiße Daten, die aktiv genutzt und/oder für das Tagesgeschäft benötigt werden.
- Kalte Daten, die in eine Archivlösung verschoben werden können.
- Veraltete Daten, die gelöscht werden können.
- Sicherheitskritische Daten, die aus bestimmten Gründen oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften vor Ort bleiben müssen.
2. Schritt: Wohin mit meinen Daten?
In der nächsten Phase wurden Überlegungen zur Informationsarchitektur und zur Site-Topologie angestellt, um die richtige Struktur wie z. B. modernes Intranet (Hub-Site, Home-Site usw.) auszuwählen und zu bestimmen, welche Site-Vorlagen verwendet werden sollen (Teams-Team-Site, Communication-Site, Standard-SharePoint-Team-Site usw).
3. Schritt: Datensicherheit
In Abhängigkeit der Website-Struktur und des Intranet-Designs wurde geplant, ein neues Berechtigungskonzept einzuführen. Bei der Migration sollen die Daten die Zielberechtigungen erben, um so die historisch gewachsenen, unnötigen und überflüssigen Berechtigungen zu bereinigen und sich auf die Einführung von KI vorzubereiten.
Mit Hilfe der Microsoft Purview Solutions wurden die verschiedenen Datentypen auf jeder Ebene anhand bestimmter Merkmale ermittelt, vergleichbar mit den Kategorien intern, vertraulich bzw. streng vertraulich.
4. Schritt: Data Governance
Abgesehen von den bisherigen Überlegungen zu neuen Berechtigungen und Zugriffskontrollen wurde erkannt, dass eine gezielte Planung des Datenlebenszyklus und der Datenaufbewahrung erforderlich ist.
5. Schritt: KI-Bereitschaft
Der Weg für eine erfolgreiche KI-Einführung ist geebnet worden, indem die passenden Berechtigungen definiert, der Zugriff auf sensible Daten kontrolliert und Data Governance sichergestellt wurden.
Wenn Sie all diese Aspekte berücksichtigen und gleich von Anfang an den richtigen Ansatz wählen, legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches und nachhaltiges Projekt im Sinne von „So migrieren Sie richtig”.
Fazit
Was als einfache Datenmigration begann, hat sich zu einer umfassenden Transformation und Reise entwickelt. Dem Unternehmen ist es jezt möglich, den heutigen Anforderungen an Cloud- und KI-Bereitschaft gerecht zu werden.
Die mit dieser Entwicklung einhergehende Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen und künstlicher Intelligenz hat gleich mehrere Vorteile:
- Nur noch das bezahlen, was auch wirklich genutzt wird – dank skalierbarer und kostengünstiger Cloud-Ressourcen
- Mittel- und langfristige Optimierung von Kosten – bei gleichzeitiger Integration innovativer Technologien wie KI
- Deutlich gesteigerte Mitarbeitereffizienz
- Wesentlich verbessertes Knowledge Sharing und Content Discovery
Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen? Kontaktieren Sie Skaylink. Gemeinsam finden wir den richtigen Weg für Ihre Migration.
Skaylink ist einer der führenden Dienstleister für Cloud-Lösungen und Digitale Transformation. Wir unterstützen mittelständische und große Unternehmen bei der schnellen und sicheren Transformation in die Cloud sowie beim effizienten Aufbau und Betrieb von modernen Cloud-Lösungen. Dank mehr als 550 Cloud-Expert*innen für AWS, Azure und Microsoft 365 sowie eigenen Rechenzentren erhalten Sie das komplette Portfolio für Ihre digitale Reise aus einer Hand.
Durch den Einsatz umfassender Cloud-Expertise, bewährter Frameworks, etablierter Best Practices, innovativer Methoden und einer Reihe intuitiver, softwarebasierter Tools sorgen wir für eine schnelle, sichere und gesetzeskonforme digitale Transformation für alle, unabhängig von Branche und Gerichtsbarkeit.
Ihre Reise beginnt jetzt – machen Sie noch heute den ersten Schritt!
Das könnte Sie auch interessieren
- Blog
- Blog
