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InfoPath ist am Ende – und jetzt?
Sie arbeiten noch mit InfoPath und sind nicht wirklich bereit, auf neue Lösungen umzusteigen? Dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.
Geschichte
Microsoft InfoPath – ein Tool, um Formulare mit strukturierten Daten zu erstellen, zu verteilen, auszufüllen und zu übermitteln – wurde ursprünglich als Teil der Microsoft Office 2003 Family veröffentlicht.
Microsoft InfoPath wurde in folgenden On-Premises-Produkten verwendet:
- SharePoint Portal Server 2003 (SPS 2003)
- Microsoft Office Server 2007 (MOSS 2007)
- SharePoint Server 2010
- SharePoint Server 2013
- Bis einschließlich SharePoint Server 2016
Unterstützt wurde InfoPath zudem als InfoPath Forms Services-Komponente von SharePoint and SharePoint Online.
Es liegt also eine Dreiteilung vor:
Am 1. September 2015 hat Microsoft InfoPath 2013 (15.0.4733.1000) als Standalone-Download im Microsoft Download Center veröffentlicht.
Diese Version von InfoPath 2013 ist eine optionale Komponente für Office-Nutzer*innen.
Microsoft Forms wird als indirekter Nachfolger betrachtet und ist für alle, die ein Microsoft Account besitzen, kostenlos verfügbar. InfoPath 2013 war die letzte Desktop-Client-Version, die mit SharePoint Server 2016 veröffentlicht wurde. SharePoint Designer wurde mit dieser Version nicht mehr veröffentlicht.
Features
- InfoPath verfügt über einen WYSIWYG-Formulardesigner, in dem verschiedene Steuerelemente (Textfelder, Radio-Buttons, Kontrollkästchen etc.) an Daten gebunden werden können. Die Steuerelemente werden separat in einer hierarchischen Baumansicht von Ordnern und Datenfeldern abgebildet.
- Eine wichtige architektonische Entscheidung war, am XML-Paradigma festzuhalten. Die Daten eines Dokuments werden von seiner Formatierung getrennt.
- Alle Daten, die in InfoPath-Formularen gespeichert werden, liegen im XML-Format vor und werden als „Datenquelle” bezeichnet.
- InfoPath-Vorlagen sind durch die Dateierweiterung „.xsn“ gekennzeichnet und werden als Archivdateien gespeichert.
- Einsatz: Organisationen können InfoPath-Formulare auf SharePoint-Websites bereitstellen, sodass sie von Endbenutzer*innen direkt in einem Webbrowser ausgefüllt werden können.
- Szenarien: InfoPath wird zusammen mit anderen Lösungen wie SharePoint Designer oder SharePoint Workflow für verschiedene Zwecke eingesetzt, einschließlich der Informationserfassung, der Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Quellen und der Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Warum wird InfoPath eingestellt?
Am 31. Januar 2014 kündigte Microsoft das Ende von InfoPath an. Diese Entscheidung basierte auf dem Feedback von Kunden und Partnern, die sich eine optimierte Nutzererfahrung auf der Grundlage intelligenter, vernetzter Formulare wünschten, die auf verschiedenen Geräten funktionieren. Microsoft begann mit der Entwicklung eines neuen Tools, heute bekannt als Microsoft Forms. Benutzer*innen können intelligente, integrierte Formulare in Office-Clients, -Servern und -Diensten erstellen, freigeben und verwenden – auf ihren PCs, Tablets oder Smartphones.
Support für InfoPath Forms Services in SharePoint Online wird 2026 eingestellt
Am 31. Januar 2014 kündigte Microsoft den Support-Lebenszyklus zunächst wie folgt an:
- InfoPath 2013 ist die letzte Version des Desktop-Clients, und InfoPath Forms Services in SharePoint Server 2013 ist die letzte Version von InfoPath Forms Services.
- Die InfoPath Forms Services-Technologie in Office 365 wird bis auf Weiteres beibehalten und bleibt funktionsfähig.
- InfoPath Forms Services für SharePoint Server 2013 wird im Rahmen der Lifecycle-Richtlinie von Microsoft bis April 2023 unterstützt.
Später, am 30. Juni 2023, aktualisierte Microsoft die Support-Erklärung mit einer Verlängerung bis 2026, jedoch ohne die Möglichkeit, InfoPath Forms Services in SharePoint Online über den 14. Juli 2026 hinaus zu verlängern.
- In Microsoft 365 SharePoint wird InfoPath Forms Services nach dem 14. Juli 2026 entfernt.
- Für SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2019 und SharePoint Server Subscription Edition endet der erweiterte Support für InfoPath Forms Services nach dem 14. Juli 2026.
Weitsichtig planen
Was bedeutet das nun für all diejenigen, die noch auf ihren lokalen InfoPath-Implementierungen sitzen bzw. sich darauf verlassen?
Immer mehr Unternehmen, Organisationen und Benutzer*innen gehen zu einer modernen Arbeitsweise über und arbeiten zunehmend mit Cloud-Diensten. Wir erleben eine deutliche Verschiebung hin zu cloudbasierten Kollaborationslösungen. Viele Tools, wie auch InfoPath, wurden für den Betrieb in einer On-Premises-Umgebung entwickelt. In der heutigen Shift-to-Cloud-Landschaft, in der die Geschwindigkeit exponentiell zunimmt, sind sie jedoch möglicherweise nicht mehr angemessen.
Dazu ein Zitat von Marc Anderson, Microsoft MVP:
“There are fundamental differences with how SharePoint and other platforms are architected for on-premises versus cloud deployments, forcing SharePoint administrators to review and prioritize what should be archived, what should be updated or rebuilt, and what should simply be left behind. The most difficult barrier to moving forward is often the people – not the technology. People are going to continue using what they know, especially until the newer tools reach feature and functional parity. That parity, however, often means doing things in a different way – different ways of thinking – so there has to be a lot of education.”
Migration oder Transformation?
Microsoft empfiehlt Kunden, die noch InfoPath oder InfoPath Forms Services verwenden, die Migration auf andere moderne Lösungen wie Power Apps, Power Automate und Forms:
- Power Apps ermöglicht Ihnen, Low-Code-Anwendungen schnell zu erstellen und gemeinsam zu nutzen.
- Power Automate hilft Ihnen, Ihre Effizienz durch Rationalisierung wiederkehrender Aufgaben und Geschäftsprozesse zu steigern.
- Forms ermöglicht Ihnen, Daten auf einfache Weise zu sammeln, um bessere Entscheidungen treffen zu können.
Auswirkungen auf Microsoft 365-Kunden
Nach dem Post „Support update for InfoPath Forms Services in Microsoft 365 – Microsoft Community Hub“ sind Administrator*innen, Designer*innen und Endbenutzer*innen betroffen.
Administrator*in
- Die Konfigurationsmöglichkeiten werden aus dem SharePoint Admin Center entfernt.
- Die Option, benutzerdefinierte Formulare in InfoPath zu erstellen, wird aus den Forms Settings in SharePoint Online entfernt.
Designer/Publisher
- Designer/Publisher: werden nicht zugelassen
Endbenutzer*innen
-
Wenn die InfoPath-Lösung bereits von Designer*innen/Administrator*innen zu anderen Lösungen migriert wurde, können Endbenutzer*innen weiterhin auf Formulare antworten, höchstwahrscheinlich mit einer neuen Benutzeroberfläche, die von der neuen Lösung bereitgestellt wird.
-
Wenn die InfoPath-Lösung nicht migriert wurde, können Endbenutzer*innen keine neuen Antworten mit dem InfoPath-Dienst übermitteln. Sie können InfoPath-Vorlagen (.xsn) oder gesammelte InfoPath-Formulare (.xml) von SharePoint herunterladen und sie mit InfoPath Client 2013 öffnen, um die Daten anzuzeigen, sofern sie über die entsprechenden Dateiberechtigungen verfügen.
Call-to-Action
Sie haben noch nicht mit der Planung begonnen? Dann fangen Sie jetzt gleich an!
Werfen Sie einen Blick auf die empfohlenen Schritte und Maßnahmen (basierend auf Microsofts Originalbeitrag vom 30. Juni 2023):
1. Auswirkungen beurteilen
- Machen Sie sich ein Bild davon, wie InfoPath in Ihrer Organisation verwendet wird.
- Verwenden Sie für SharePoint Online das Microsoft 365 Assessment Tool, um den Tenant hinsichtlich der InfoPath-Nutzung zu untersuchen.
- Der vom Scanner-Tool generierte Power-BI-InfoPath-Bericht hilft Ihnen dabei,
- die Verwendung von InfoPath-Formularen im Tenant pro Websitesammlung und Website zu identifizieren.
- zu bewerten, wann die InfoPath-Formulare zuletzt und wie häufig sie verwendet wurden.
- die Listen, Bibliotheken und Inhaltstypen zu erkennen, die InfoPath verwenden.
2. Migrations- bzw. Transformationsplan vorbereiten
Hier sind ein paar typische Szenarien und mögliche Ansätze für die Migration bzw. Transformation Ihrer bestehenden InfoPath-Lösungen in andere moderne Lösungen:
Szenario 1: Einfache Informationserfassung
Wenn Sie InfoPath für die Erfassung von Informationen wie Umfragen, Projektanfragen oder Adressbücher verwenden, sind Power Apps oder Forms für Sie interessant.
Szenario 2: Verknüpfen von Daten aus verschiedenen Quellen
Wenn Ihre InfoPath-Lösungen Datenkonnektivität zu mehreren Quellen beinhalten, kann Power Apps für Sie die Alternative sein. In „Transform your InfoPath form to Power Apps for further guidance“ wird beschrieben, wie Sie vorgehen können.
Szenario 3: Workflow-Automatisierung
Wenn Ihr InfoPath in die Workflow-Automatisierung integriert ist, können Sie auf Power Apps oder Power Automate zurückgreifen. Weitere Informationen finden Sie in „Transform your InfoPath form to Power Apps“ und „Migrate from classic workflows to Power Automate flows in SharePoint“.
Szenario 4: Volle Kontrolle erforderlich
Wenn Ihre InfoPath-Lösung Funktionen verwendet, die mit den zuvor beschriebenen Optionen nicht abgebildet werden können, oder wenn Sie eine benutzerdefinierte, codebasierte Lösung bevorzugen, können Sie eine SharePoint Framework Form Customizer Extension erstellen.
Fazit
Diese Veränderungen bedeuten zusätzliche Arbeit für Ihre Organisation. Sind Ihre internen Ressourcen für diese umfangreichen und anspruchsvollen Aufgaben bereit? Alternativ können Sie sich an einen Microsoft-Partner wie Skaylink wenden, der Sie in jeder Phase Ihrer Reise unterstützt – weg von InfoPath hin zu fortschrittlichen Cloud-Lösungen.
Beginnen Sie Ihre Cloud Journey noch heute!